Markasının, ürünün ya da hizmetinin tanıtımına devam eder. Kurum içi ve kurum dışı fırsatları değerlendirir. Sosyal sorumluluk çalışmalarıyla imajını iyileştirir ve itibarını artırır. Teknolojik gelişmeleri ve rakiplerini takip eder. Olabilecek tehlikeleri yani krizleri tahmin eder ve bunlara karşı tedbirler alır. Proaktif yaklaşımda tehdit ve tehlikeler karşısında kimin, kimlerle ve nasıl iletişim kuracağını belirlemek için proaktif iletişim planı yapılır.
Proaktif İletişim Planı
Ortada bir sorunun olmadığı, normal işletme faaliyetlerinin yapıldığı durumlarda ve henüz kriz aşamasına gelmeyen bir sorun belirdiğinde yapılan plana proaktif iletişim planı denir. Kurumlar ortada bir sorun yokken rahatlığa kapılmamalı, olası her krizin neden olabileceği olumsuzlukları zararsız ya da en az zararla atlatabilmek için tedbirler almalıdır.
Halkla ilişkilerin proaktif iletişim planı şu şekilde oluşturulur:
1. Çalışanlarla, müşterilerle, varsa ortaklarla ve birlikte çalışılan kurumlarla, rakiplerle, medyayla, yerel ve/veya ulusal yönetimle ilgili şunlar yapılır:
a) Görüşmeyi kimin yapacağı belirlenir (üst düzey yöneticiler, müdürler, halkla ilişkiler, müdür yardımcıları, ekip amirleri, şefler, ustabaşılar vb.).
b) Nasıl iletişim kurulacağı belirlenir (sözlü, yazılı veya görsel iletişim).
c) Ne şekilde iletişim kurulacağı belirlenir (bire bir veya toplu görüşmeler, toplantılar, birim/ bölüm ziyaretleri, grup, kitle iletişimi vb.).
d) Hangi iletişim kanallarının kullanılacağı belirlenir (radyo, TV, genel ağ, web sitesi, sosyal medya, gazete, dergi, basın açıklaması, basın toplantısı, radyo-televizyon röportajları, sesvideo kayıtları, online görüşme ve toplantılar, resmî yazı, mail, kısa mesaj, basın bildirisi, basın bülteni, broşür, afiş, pankart vb.).
2. Medya planlaması yapılır. Verilecek mesajın kim tarafından, hangi medyada, hangi iletişim kanalı kullanılarak ve nasıl iletileceği belirlenir.
3. Olası bir kriz için plan yapılır. Plan yapılması, olası krizin zararsız ya da en az zararla atlatılması için önemlidir. Planda şu sorular cevaplandırılır:
a) Ürünlerde üretim hatası ya da hizmet sağlamada hata olursa ne yapılacak? Olaya kim ya da kimler, nasıl müdahale edecek?
b) Çalışanlar arasında sorun olursa sorunların çözümüyle kim ilgilenecek?
c) Üretim yerinde bir kaza olması durumunda, ilk olarak ne yapılacak? Varsa zarar ve hasarlar nasıl giderilecek? Yaralanan olması durumunda kurumun anlaşmalı olduğu sağlık kurumlarından hangisine başvurulacak?
d) Ülke ya da dünya ekonomisinde kriz olması durumunda, üretimde nasıl bir yol izlenecek?
e) Daha önceden oluşturulmuş olan ekiplerden hangisi ya da hangileri deprem, sel gibi doğal afetler veya yangın olması durumunda olaya müdahale edecek? Kurumlar proaktif iletişim planı yaparak mevcut durumlarında işletme faaliyetlerinin düzenli yapılmasını ve kurum itibarının artmasını sağlar. Ayrıca olabilecek krizler için tedbirler alır. Kriz planı yapılarak alınan tedbirler, krizleri ya başlamadan önler ya da krizin zararsız veya çok az zararla atlatılmasını sağlar
Proaktif İletişimcinin Özellikleri
Normal şartlarda da meydana gelebilecek olumsuzlukları tahmin edip bunlara karşı önlemler alan kişiye proaktif iletişimci denir. İyi bir proaktif iletişimci şu özellikleri taşır:
• Kurumun mevcut durumu hakkında yeterli bilgiye sahip olduğu için kuruma yönelik fırsatları değerlendirebilir ve tehlikeleri öngörebilir.
• Kurumun stratejik planlamalarını yapabilir.
• Kurumun ürün veya hizmetlerinin tanıtımını planlayabilir ve yönetebilir.
• Medya ile etkin ve güçlü iletişim kurabilir.
• Olası krizlere karşı neler yapılacağını planlayabilir.
• Kriz olması durumunda, o krizi iyi yönetebilir hatta krizi fırsata çevirebilir.