Zaman yönetiminde amaç, kişinin işi ve diğer yaşantı tarzının gerekli plan ve hedefleri doğrultusunda, amaçlara uygun organizasyondan en yüksek verimi sağlamaktır.
zaman yönetimine kişisel değil, ekip çabası olarak bakılırsa zamanlarını iyi kullanan elemanların etkinliği ve verimliliği ortaya çıkar.
İyi bir zaman yönetimi, kendini organize etmeyi, diğerlerinin organize olmasını sağlar. Zaman faktörü göz önünde bulundurulup kaynakların etkin kullanılması bireylerin amaçlarını başarmasında etkili olur.
Zaman yönetimindeki önemli noktalar şunlardır:
Hedefler belirlenmesi
Önceliklerin belirlenmesi
“Hayır.” diyebilmek
Olumlu ve geliştirilmesi gereken yönlerin saptanması
Kararların hızlı verilmesi
İşlerin bir kısmının devredilmesi
Günlük ve haftalık planların yapılması
Teknolojideki yeniliklerden yararlanmak
Zamanı verimli kullanabilirsek yapılacak işleri daha iyi planlar, geleceğe hazırlanabiliriz. Daha fazla okuyarak edindiğimiz bilgilerle ve teknolojik yeniliklerle kendimizi geliştirebiliriz. İnsanlarla iletişim kurma, sevdiklerimize zaman ayırma, dinlenme, eğlenme ve düşünme fırsatlarına zamanı verimli kullanarak ulaşabiliriz.
Zaman Yönetimi Teknikleri
Etkili zaman yönetimi; zaman ve işin sizi egemenliği altına alması yerine, sizin zamanı ve işi egemenlik altına almanızdır. Başarmak istiyorsanız muhakkak kişisel zamanınızı, nasıl ve ne şekilde neye yönelik olarak kullanacağınızı, etraflıca düşünüp belli bir plan çerçevesine oturtmak gerekir. Mevcut faaliyetlerin önceliklerini belirleyip detaylardan uzaklaşma, öze inme, harekete geçme, iş üretme, stresten kaçma, aile ve özel yaşam için zaman kazanma hedeflerini bilinçli olarak saptayıp ve zamanında ulaşmaya gayret gösterilmelidir.
1- Amaç belirleme
Amaç belirleme sürecinin önemli bir parçası da "acil olması" ve "önem" konusudur. Yapmak istediğimiz işler ve gerçekleştirmek istediğimiz amaçlarımız çok çeşitli olabilir. Bunların bir kısmı yaşamdaki uzun vadeli amaçlarımızla doğrudan ilişkilidir. Bazı işler temel amaçlarımızla olan bağlantılarına göre daha önemli, bazı işler ise tamamlama süremiz açısından daha acil olabilir.
2- Acil olmayan ve önemsiz işleri belirleme
3- Uzun vadeli takvim belirleme:
Belirlediğimiz amaçlar doğrultusunda yapmamız gereken işlerin tamamlanma tarihlerini belirlemek, zamanı planlama konusunda önemli bir adımdır. Bunun için ajanda edinmek ve amaçladığımız işlerin bitiş tarihlerini bu ajandaya kaydetmek, atacağımız ilk somut adımdır.
4- Haftalık plan yapmak:
Amaçlar belirlendikten ve gerekli tarihler yıllık ajanda da işaretlendikten sonra gelinen aşama, haftalık plan yapmaktır. Bunun için her hafta düzenli olarak çizelge hazırlamak en etkili yöntemdir. Bu işe girişmeden önce bir hafta boyunca planlanmamış yaşantımızın bir listesini yapmak gerekir. Bunun için de yanımızda bir hafta boyunca boş bir kâğıt bulundurmak ve hangi günler hangi saatlerde nelerle uğraştığımızı not etmek yeterlidir. Bu bize, bizim zevk aldığımız ya da yapmamız gerekirken yeterince zaman ayırmadığımız işleri belirlememiz konusunda yardımcı olur.
Plan yaparken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır.
Bunlar:
• Esneklik ve gerçekçilik: Zamanımızı planlarken bazen işlerin yolunda gitmeyeceğini göz önünde bulundurmak gerekir. Kimi zaman ders çalışmak yerine başka işlerle uğraşma hakkını kendimize tanımalıyız. Yapmak istediğimiz etkinlik için harcayacağımız zamana karşılık gelen başka bir zaman dilimini ders çalışmakla değiştirebilmek esneklik kavramı içinde yer alan bazı unsurlardır.
• Ödüllendirici olmak: Bütün bir haftayı yalnızca dersle ya da sosyal etkinliklerle doldurmak, mantıklı olmayan planlama biçimidir. Önemli olan planlarımızda hem zorunlu hem de bize zevk veren etkinliklere zaman ayırmaktır. Çalışmak için ayrılan zamanların arkasına ya da ertesi güne bize zevk veren işlere ayırmak ödüllendirici ve motive edici etkiye sahiptir.
• Sürekli değerlendirme: Her hafta başında, bir önceki haftada plan ne kadar işlemiş, ne kadar aksamış, planın aksamasına neler neden olmuş gibi sorgulamalar yapmak giderek kendimize uygun ve sağlıklı planlar yapmamıza olanak tanıyacaktır
zaman yönetimine kişisel değil, ekip çabası olarak bakılırsa zamanlarını iyi kullanan elemanların etkinliği ve verimliliği ortaya çıkar.
İyi bir zaman yönetimi, kendini organize etmeyi, diğerlerinin organize olmasını sağlar. Zaman faktörü göz önünde bulundurulup kaynakların etkin kullanılması bireylerin amaçlarını başarmasında etkili olur.
Zaman yönetimindeki önemli noktalar şunlardır:
Hedefler belirlenmesi
Önceliklerin belirlenmesi
“Hayır.” diyebilmek
Olumlu ve geliştirilmesi gereken yönlerin saptanması
Kararların hızlı verilmesi
İşlerin bir kısmının devredilmesi
Günlük ve haftalık planların yapılması
Teknolojideki yeniliklerden yararlanmak
Zamanı verimli kullanabilirsek yapılacak işleri daha iyi planlar, geleceğe hazırlanabiliriz. Daha fazla okuyarak edindiğimiz bilgilerle ve teknolojik yeniliklerle kendimizi geliştirebiliriz. İnsanlarla iletişim kurma, sevdiklerimize zaman ayırma, dinlenme, eğlenme ve düşünme fırsatlarına zamanı verimli kullanarak ulaşabiliriz.
Zaman Yönetimi Teknikleri
Etkili zaman yönetimi; zaman ve işin sizi egemenliği altına alması yerine, sizin zamanı ve işi egemenlik altına almanızdır. Başarmak istiyorsanız muhakkak kişisel zamanınızı, nasıl ve ne şekilde neye yönelik olarak kullanacağınızı, etraflıca düşünüp belli bir plan çerçevesine oturtmak gerekir. Mevcut faaliyetlerin önceliklerini belirleyip detaylardan uzaklaşma, öze inme, harekete geçme, iş üretme, stresten kaçma, aile ve özel yaşam için zaman kazanma hedeflerini bilinçli olarak saptayıp ve zamanında ulaşmaya gayret gösterilmelidir.
1- Amaç belirleme
Amaç belirleme sürecinin önemli bir parçası da "acil olması" ve "önem" konusudur. Yapmak istediğimiz işler ve gerçekleştirmek istediğimiz amaçlarımız çok çeşitli olabilir. Bunların bir kısmı yaşamdaki uzun vadeli amaçlarımızla doğrudan ilişkilidir. Bazı işler temel amaçlarımızla olan bağlantılarına göre daha önemli, bazı işler ise tamamlama süremiz açısından daha acil olabilir.
2- Acil olmayan ve önemsiz işleri belirleme
3- Uzun vadeli takvim belirleme:
Belirlediğimiz amaçlar doğrultusunda yapmamız gereken işlerin tamamlanma tarihlerini belirlemek, zamanı planlama konusunda önemli bir adımdır. Bunun için ajanda edinmek ve amaçladığımız işlerin bitiş tarihlerini bu ajandaya kaydetmek, atacağımız ilk somut adımdır.
4- Haftalık plan yapmak:
Amaçlar belirlendikten ve gerekli tarihler yıllık ajanda da işaretlendikten sonra gelinen aşama, haftalık plan yapmaktır. Bunun için her hafta düzenli olarak çizelge hazırlamak en etkili yöntemdir. Bu işe girişmeden önce bir hafta boyunca planlanmamış yaşantımızın bir listesini yapmak gerekir. Bunun için de yanımızda bir hafta boyunca boş bir kâğıt bulundurmak ve hangi günler hangi saatlerde nelerle uğraştığımızı not etmek yeterlidir. Bu bize, bizim zevk aldığımız ya da yapmamız gerekirken yeterince zaman ayırmadığımız işleri belirlememiz konusunda yardımcı olur.
Plan yaparken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır.
Bunlar:
• Esneklik ve gerçekçilik: Zamanımızı planlarken bazen işlerin yolunda gitmeyeceğini göz önünde bulundurmak gerekir. Kimi zaman ders çalışmak yerine başka işlerle uğraşma hakkını kendimize tanımalıyız. Yapmak istediğimiz etkinlik için harcayacağımız zamana karşılık gelen başka bir zaman dilimini ders çalışmakla değiştirebilmek esneklik kavramı içinde yer alan bazı unsurlardır.
• Ödüllendirici olmak: Bütün bir haftayı yalnızca dersle ya da sosyal etkinliklerle doldurmak, mantıklı olmayan planlama biçimidir. Önemli olan planlarımızda hem zorunlu hem de bize zevk veren etkinliklere zaman ayırmaktır. Çalışmak için ayrılan zamanların arkasına ya da ertesi güne bize zevk veren işlere ayırmak ödüllendirici ve motive edici etkiye sahiptir.
• Sürekli değerlendirme: Her hafta başında, bir önceki haftada plan ne kadar işlemiş, ne kadar aksamış, planın aksamasına neler neden olmuş gibi sorgulamalar yapmak giderek kendimize uygun ve sağlıklı planlar yapmamıza olanak tanıyacaktır